logo-image
ЭП, ЭЦП, ЭД и много других "Э" или немного об электронных документах
Автор: Мария Бокач
Источник: Юрист и Закон, 16 августа 2018 года
Скачать

Электронный документооборот будто бы уже наступил, и мы все чаще используем термины "электронный документ", "электронная подпись", "электронная цифровая подпись", а "живые" "hard" копии документов вот-вот будут использовать только староверы.

Но все еще консервативную часть продолжают пугать подобного рода новшества, вызывают массу непонимания, в первую очередь, законодательной базы и насколько это может повлиять в случае возникновения споров.

Хоть Законы Украины "Об электронных документах и электронном документообороте" и "Об электронной цифровой подписи"  были приняты еще в 2003 г., украинцы не спешат пользоваться предоставленным им правом электронного документооборота и применяют электронные документы только в случаях, когда это прямо предусмотрено законом (в системе банковских платежей, с целью подачи отчетности, регистрации налоговых накладных), поскольку многие сталкиваются с тем, что не знают как правильно подписывать электронные документы, дабы он был наделен юридической силой. Объективно следует признать, что, отчасти, виной тому является и несовершенство законодательство, и медлительность государства в своей практике принятия всех доступных на сегодня "Э" для документооборота.

В Законе Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 № 851-IV указано, что электронный документ (далее - ЭД) - это документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа. Одним из таких обязательных реквизитов, с помощью которого появляется возможность идентифицировать документ и подтвердить его подлинность как раз и есть подпись. Более того, именно наложением электронной подписи завершается создание ЭД. Но ведь, по сути, почти каждый документ может иметь электронную форму, среди которых могут быть договора, первичные бухгалтерские документы, документы юридического характера, разного рода письма и другие. Вот здесь у большинства и возникает вопрос, будут ли требования к подписанию ЭД одинаковыми для всех ЭД или все-таки существуют какие-то нюансы в каждом отдельном случае? Вот с этим и попробуем разобраться.

Пожалуй, стоит начать именно с порядка подписания электронных договоров. Законом Украины «Об электронной коммерции» предусмотрено несколько вариантов для подписания электронного договора, среди которых: использование электронной подписи (далее – ЭП) или электронной цифровой подписи (далее -ЭЦП) при условии использования средств ЭЦП всеми сторонами электронной сделки; использование ЭП одноразовым идентификатором, определенных этим Законом или использования аналога собственноручной подписи (факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, иного аналога собственноручной подписи) по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующих аналогов собственноручных подписей.

Большинство интернет-ресурсов, таких как онлайн-магазины, кинотеатры, используют простую ЭП для идентификации пользователя, а происходит это следующим образом. Для того, чтобы заключить электронный договор, достаточно зарегистрироваться на определенной платформе, ввести логин и пароль и получить доступ к личному электронному кабинету, после чего выбрать необходимый товар/услугу, кликнуть и подтвердить свои действия о заказе того или иного товара/услуги. В результате совершения выше описанных действий, при наличии соответствующих публичных политик, договор о покупке того или иного товара/услуги считается заключенным, а ЭП в данном случае будут логин и пароль, с помощью которых появляется возможность идентифицировать пользователя.

ЭЦП зачастую используется в более значимых сделках, поскольку содержит криптографическое преобразование набора электронных данных, которое дает возможность подтвердить целостность документа. Получение такой подписи потребует определенных денежных и временных затрат, поскольку за ее получением необходимо обратиться в сертифицированные, а в случаях с государственными органами и структурами, органами местного самоуправления - в аккредитованные сертифицированные центры, а для ее применения необходимо установить программное обеспечение. Более того, если Вы планируете повысить эффективность Вашего предприятия путем перехода на электронный документооборот и использование ЭЦП для подписания ЭД, в том числе договоров, Ваши контрагенты также должны быть субъектами электронного взаимодействия, в ином случае это себя не оправдает. Порядок применения ЭЦП органами государственной власти, органами местного самоуправления регулируется постановлением КМУ "О порядке применения ЭЦП органами государственной власти, органами местного самоуправления, предприятиями, организациями государственной формы собственности" № 1452 от 2004г.

В случае использования "факсимиле", то здесь все просто – сторонам достаточно заключить договор, где указать об их договоренности об использовании аналога собственноручной подписи и в обязательном порядке добавить образцы соответствующих аналогов подписей, которые могут быть использованы при подписании тех или иных документов между обеими сторонами.

Некоторые особенности использования ЭЦП присутствуют в банковской сфере, поскольку постановление НБУ № 78 от 14.08.2017г. "Об утверждении Положения о применении ЭЦП в банковской системе Украины" кроме выше упомянутых видов подписей оперирует понятием "ЭЦП, которая приравнивается к собственноручной" и используется банками при электронном взаимодействии с государственными органами", "ЭЦП НБУ" которая применяется исключительно в случаях предусмотренных НБУ; "ЭЦП юридического лица" которая применяется в случае предоставления услуг в электронной форме или при осуществлении информационного обмена с другими субъектами электронного взаимодействия; "простая ЭЦП" и "простая ЭП" которые применяются исключительно на основании подписанного между банком и стороной договора о применении таких подписей. Более того, наличие такого договора между банком и клиентом, в том числе, если таким клиентом является физическое лицо, является обязательным, иначе применение "простой ЭЦП" и простой "ЭП" без наличия такого договора может быть основанием для признания такого договора неподписанным, что подтверждается уже сформированной судебной практикой.

Что касается первичной бухгалтерской документации, сводных учетных документов, финансовой отчетности, то согласно Закона Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности", они могут быть составлены в электронной форме, имея такие обязательные реквизиты как личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции, что, в свою очередь, дает возможность утверждать, что  такие виды документов могут быть подписаны  с помощью ЭЦП.

Нужна ли ЭЦП юристам? Нужна, только скорее адвокатам. Новые процессуальные кодексы, которые вступили в силу в декабре 2017 г., вводят понятие "единой судебной информационно-телекоммуникационной системы" (далее - Система), то есть "е-суд". Кодексы обязывают адвокатов зарегистрировать официальные электронные адреса в такой Системе, что позволит им, в свою очередь, подавать процессуальные, другие документы, совершать процессуальные действия в электронной форме исключительно с помощью такой системы, с использованием ЭЦП, приравненной к собственноручной подписи в соответствии с Законом Украины "Об электронной цифровой подписи", если иное не предусмотрено кодексами. Особенности использования электронной цифровой подписи в системе определяются Положением о такой Системе. Не могу оставить без внимания также тот факт, что в Инструкциях по деловодству в судах также фигурирует ЭЦП. Например, согласно п.1.5.6 Инструкции по делопроизводству в хозяйственных судах Украины (далее – Инструкция) утвержденной приказом Государственной судебной администрации от 20.02.2013 № 28 предусмотрено, что направление официального письма по электронной почте осуществляется при условии регистрации документа и записи исходного регистрационного номера и даты документа в файл, который соответствует конкретному документу. Электронное письмо является официальным, если содержит вложения с текстом официального документа в виде файла, скрепленного ЭЦП. Пунктом 1.5.17. указанной Инструкции разъяснено, что документы, полученные по электронной почте без ЭЦП или каналами факсимильной связи, не относятся к официальным. То есть, без ЭЦП документ можно считать таким, который в суд "не заходил", соответственно, доказать что-либо в таком случае, будет практически невозможно.

Это только малая часть нюансов и в следующих материалах мы постараемся коснуться других видов "Э" для оформления документооборота и того, как использовать уже принятое законодательство в этой сфере, чтобы максимально приблизиться к привилегиям, которые могут предоставить нам современные технологии.