logo-image
Электронная трудовая книжка: от А до Я
Автор: Ирина Шапошникова
Источник: Лига Закон, 18 марта 2021 г.

Первый квартал 2021 для сферы трудового права ознаменовался несколькими важными событиями, одним из которых стало принятие закона о введении электронных трудовых книжек. Речь идет о Законе Украины "О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности сотрудника в электронной форме" (далее - "Закон"), который вступит в силу 10 июня 2021. Однако у работодателей и сотрудников есть в запасе пять лет, чтобы выяснить кто, как и куда вносит информацию о трудовой деятельности сотрудника, а также что делать с бумажными трудовыми книжками.

Как получить электронную трудовую книжку?

Представление Законом новой формы учета трудовой деятельности в форме электронных трудовых книжек вызывает немало вопросов. Начать следует с того, как получить электронную трудовую книжку и где ее можно заполнить.

Так, Закон предусматривает, что сведения в электронную трудовую книжку будут вноситься в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (далее - "Реестр"). То есть не нужно "получать" такую форму трудовой книжки, достаточно будет внести данные бумажной книжки на соответствующий интернет-ресурс.

Можно ли начать внесения данных в Реестр уже сейчас? Вряд ли, ведь Закон предусматривает необходимость принятия соответствующих подзаконных актов правительства. Интересно, что объяснительная записка к Закону содержала информацию о том, что внесение сведений о трудовой деятельности в Реестр будет происходить путем загрузки отсканированных копий трудовой книжки с обязательным наложением квалифицированной электронной подписи. Такая идея - не новая, ведь уже больше года действует постановление Кабмина "О введении учета трудовой деятельности сотрудника, физического лица-предпринимателя, физического лица, которое обеспечивает себя работой самостоятельно, в электронной форме" (далее - "Постановление"). В частности, порядок занесения данных в Реестр, предусмотренный в таком Постановлении, идентичен алгоритму из объяснительной записки к Закону. В то же время сам текст Закона в окончательной редакции положения о порядке загрузки данных в Реестр не содержит. Учитывая то, что Законом также предусмотрена обязанность Кабинета Министров Украины разработать нормативные акты на исполнение Закона, то, вероятно, детальный порядок работы с Реестром будет определен в ближайшее время или загрузка данных будет происходить в соответствии с Постановлением.

Кто и когда вносит информацию в электронную трудовую книжку?

Закон вступает в силу 10 июня 2021 года, однако торопиться вносить информацию о трудовой деятельности сотрудников не обязательно, ведь Закон предусматривает пятилетний срок, в течение которого Пенсионный фонд Украины внесет сведения в Реестр о трудовой деятельности сотрудников.

Однако другие положения Закона указывают на то, что Пенсионный Фонд будет выступать лишь посредником в заполнении данных Реестра, а именно работодатель или сотрудник будут передавать информацию о трудовой деятельности Пенсионному фонду. Также предполагается, что в дальнейшем, соответствующими органами будут установлены порядок и сроки для представления таких сведений, а поэтому следует ожидать принятия других нормативных актов, которые будут уточнять требования Закона.

Судьба бумажных трудовых книжек

Несмотря на положения Закона, бумажные трудовые книжки не исчезнут совсем даже через пять лет переходного периода. Несмотря на то, что бумажная трудовая книжка фактически потеряет статус обязательного для заполнения документа, Закон учел интересы тех сотрудников, которые хотят получать трудовые записи именно в бумажной форме. Новый порядок внесения информации о трудовой деятельности сотрудников в электронной форме не означает, что бумажная книжка вообще не сможет использоваться после включения в Реестр соответствующей информации.

Так, если об этом попросит работник, бумажная трудовая книжка будет оформляться при приеме на работу, а также в нее будут вноситься все записи о трудовой деятельности лица (перевод, поощрения, увольнения и т.д.). Однако, если сотрудник не захочет заполнять бумажный вариант трудовой книжки, то при трудоустройстве будут подаваться только сведения о трудовой деятельности из Реестра, а все изменения будут вноситься непосредственно в электронную версию трудовой книжки.

В то же время, если раньше трудовая книжка хранилась у работодателя, то вскоре она будет находиться у сотрудника. Поэтому, сотрудник, что намерен продолжать пользоваться также бумажной трудовой книжкой, по собственной инициативе должен предоставлять такую трудовую книжку для ее заполнения. На практике это может выглядеть следующим образом. Например, в ст. 47 КЗоТ Украины предусмотрено, что работодатель обязан в день увольнения выдать сотруднику надлежащим образом оформленную трудовую книжку. Если сейчас нарушения такой обязанности имеет существенные материальные последствия для работодателя, то после завершения всех процедур внесения данных в Реестр, у работодателя исчезает обязанность выдавать сотруднику трудовую книжку, поскольку такая уже будет храниться именно у сотрудника.

Поэтому, невнесение каких-либо сведений об увольнении сотрудника в бумажную трудовую книжку и ее невыдача в случае, если сотрудник не заявит такое требование и не предоставит трудовую книжку для заполнения, не будет нести угроз для работодателя. При этом следует учесть, что до завершения процедуры включения в Реестр сведений о трудовой деятельности, работодатели продолжают сохранять и заполнять трудовые книжки и трудовая книжка должна быть выдана сотруднику в день увольнения.

Лишь после того, как все данные о трудовой деятельности сотрудника будут внесены в Реестр, бумажная трудовая книжка возвращается сотруднику под расписку.